Rapat tersebut dipimpin langsung oleh Menteri Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia (Menpora RI) Dito Ariotedjo, yang juga menjabat sebagai pimpinan Satgas PON-Peparnas. Dalam kesempatan ini, Menpora Dito dihadiri oleh Wakil Satgas PON-Peparnas, Angela Tanoesoedibjo, yang juga menjabat sebagai Wakil Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Wamenparekraf). Selain itu, turut serta dalam rapat Deputi Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Surono, Penjabat (Pj) Gubernur Sumatera Utara Agus Fatoni, serta perwakilan dari PB PON Wilayah Aceh, dan kementerian/lembaga terkait.
Rapat koordinasi ini bertujuan untuk mengevaluasi kesiapan dari masing-masing daerah penyelenggara, yaitu Aceh dan Sumatera Utara untuk PON XXI, serta Surakarta sebagai tuan rumah Peparnas 2024. Beberapa aspek yang dibahas meliputi progres pembangunan venue, kesiapan panitia penyelenggara, fasilitas pendukung, serta rencana untuk upacara pembukaan dan penutupan acara.
